Última atualização: 2 de outubro de 2026

Política de Privacidade

1. Quem somos

A piqo, também apresentada como piqoHR, é uma solução SaaS B2B para gestão de desempenho de colaboradores, incluindo avaliações de desempenho, objetivos e KPIs, check-ins e reuniões 1:1.

A entidade jurídica responsável pela piqo é:

Nome: [A CONFIRMAR]
País: Portugal, União Europeia

Para questões relacionadas com privacidade e proteção de dados, contacte-nos através de privacidade@piqohr.com.

A piqo não nomeou um Encarregado de Proteção de Dados (DPO). [A CONFIRMAR se é necessária a nomeação de um DPO.]

2. O nosso papel e o papel do empregador

Quando a piqo trata dados de colaboradores através da aplicação, atua como subcontratante.

A organização cliente (o empregador) é o responsável pelo tratamento. É o empregador que decide quais os dados a tratar e para que finalidades.

Por isso, os colaboradores devem dirigir ao seu empregador os pedidos relacionados com os seus dados pessoais. A piqo presta assistência ao empregador e pode também ser contactada através de privacidade@piqohr.com.

A piqo atua como responsável pelo tratamento apenas relativamente:

aos seus próprios dados técnicos, como registos de acesso e monitorização de erros;
aos dados de contacto profissionais dos administradores dos clientes; e
aos dados dos visitantes do site piqohr.com e dos pedidos de demonstração (secção 14).

A piqo nunca utiliza os dados dos clientes para fins próprios. Não vende esses dados, não os partilha entre clientes e não os utiliza para treinar modelos de inteligência artificial.

3. Dados que tratamos em nome dos empregadores

Dependendo da utilização da aplicação pelo empregador, podemos tratar:

Identidade e contacto

nome;
email profissional;
cargo;
data de contratação;
fotografia de perfil;
idioma preferido.

Organização

gestor e linhas de reporte;
equipas, unidades e departamentos;
perfil de acesso.

Histórico laboral

alterações de cargo e de gestor, com a data e quem as fez;
quando uma pessoa sai da organização: a data de saída e, opcionalmente, o motivo, escolhido de uma lista fixa (saída voluntária, fim de contrato, despedimento, outro), e se a saída é «a lamentar».

Não existe campo de texto livre. Estes dados são visíveis apenas aos administradores de RH do empregador, não aos gestores nem aos restantes colaboradores.

Avaliações de desempenho

autoavaliações;
avaliações feitas por gestores, pares e colaboradores diretos;
texto livre e pontuações;
pontuações finais;
notas de reuniões de avaliação.

Objetivos e KPIs

objetivos;
resultados-chave;
atualizações de progresso;
valores-alvo e valores efetivamente alcançados.

Check-ins

uma pontuação periódica de humor de 1 a 5;
texto livre sobre prioridades, conquistas e bloqueios.

Tratamos a pontuação de humor como informação sensível na prática, embora não seja considerada um dado de saúde.

Reuniões 1:1

agendas;
ações a realizar;
notas.

Outras informações

nomeações para avaliações por pares;
registos de notificações, incluindo o que foi enviado e quando;
registos de autenticação e segurança, como horários de login e sessões;
se o empregador ligar o seu sistema de RH (CSV, Primavera ou SAGE), os registos enviados por esse sistema.

As categorias especiais de dados previstas no artigo 9.º do RGPD não são recolhidas pela aplicação por conceção. Os campos de texto livre podem, no entanto, conter aquilo que um utilizador decidir escrever. Os empregadores são instruídos a não introduzir este tipo de dados.

4. Quem pode ver o quê dentro da organização

O acesso aos dados dentro da organização é definido pelas regras da aplicação e pelas configurações do empregador.

Avaliações

Os administradores de RH e os utilizadores com funções executivas ou de reporte do empregador podem consultar todo o conteúdo das avaliações dentro da respetiva organização.

O gestor responsável pela avaliação e a cadeia de gestão da pessoa também podem consultar as avaliações e pontuações dessa pessoa.

As avaliações escritas sobre um colaborador só lhe são apresentadas depois de o ciclo terminar e apenas se o empregador ativar essa opção, que está desativada por defeito.

Os avaliadores pares permanecem anónimos perante a pessoa que avaliaram e perante os restantes colaboradores.

Check-ins

Os check-ins individuais só podem ser vistos pela própria pessoa e pelo seu atual gestor direto.

O departamento de RH vê apenas valores agregados por equipa, e só quando o valor apresentado corresponde a pelo menos 5 pessoas.

Reuniões 1:1 privadas

As notas de reuniões 1:1 marcadas como privadas só podem ser vistas pelo respetivo autor. Nenhum administrador pode consultar essas notas.

Objetivos

Os objetivos pessoais são privados por defeito: podem ser vistos pela própria pessoa, pela respetiva cadeia de gestão e pelos administradores. Os objetivos de equipa e da organização são visíveis em toda a organização.

5. Acesso dos colaboradores da piqo aos dados dos clientes

Os colaboradores da piqo só podem aceder aos dados de um cliente para prestar suporte. Cada sessão de suporte:

exige a indicação de um motivo;
dura no máximo 60 minutos; e
fica registada.

Os administradores de RH do cliente podem consultar na aplicação todos esses acessos: quando ocorreram e com que motivo, bem como quando a piqo abriu a lista de utilizadores ou os participantes de um ciclo.

Na consola administrativa da piqo, os colaboradores da piqo podem consultar nomes, emails e contagens de progresso para prestar suporte. Fora de uma sessão de suporte, não conseguem consultar o conteúdo individual das avaliações nem pontuações.

6. Subcontratantes e localização dos dados

A piqo utiliza os seguintes prestadores de serviços:

Prestador	Finalidade	Dados e localização
Supabase	Base de dados, autenticação e armazenamento de ficheiros	UE (Irlanda)
Cloudflare R2	Cópias de segurança encriptadas	UE
Sentry	Monitorização de erros	Região da UE. Recebe apenas identificadores de utilizador, nunca nomes ou emails. Endereços de email, tokens de ligação e o texto escrito em pesquisas são removidos automaticamente. Quando ocorre um erro, é capturada uma pequena reprodução do esquema da página e dos cliques, com todo o texto, campos de formulário e imagens ocultados.
Vercel	Alojamento web	Apenas metadados dos pedidos (endereço IP, navegador e data/hora). Região: [A CONFIRMAR]
Resend	Envio de emails transacionais	Nome e email do destinatário e conteúdo do email: nomes, nomes de ciclos, contagens de tarefas e metas de KPI, mas nunca respostas de avaliações. Residência de dados na UE: [A CONFIRMAR]
BetterStack	Monitorização de disponibilidade	Não trata dados pessoais

Em funcionamento normal, os dados pessoais dos colaboradores não saem do Espaço Económico Europeu (EEE), sujeito à confirmação da região da Vercel e da residência de dados da Resend.

Se alguma transferência para fora do EEE for aplicável, esta terá como base Cláusulas Contratuais-Tipo da União Europeia ou uma decisão de adequação. [A CONFIRMAR mecanismo aplicável.]

7. Conservação dos dados

Os dados do empregador são mantidos durante a vigência do contrato. Quando o contrato termina, os dados são eliminados no prazo de 30 dias.

Cópias de segurança

As cópias de segurança diárias são mantidas durante 30 dias e as mensais durante 12 meses, sendo depois eliminadas automaticamente. Por isso, dados eliminados podem permanecer numa cópia de segurança até 12 meses.

As cópias de segurança são utilizadas apenas para recuperação em caso de desastre. Após qualquer restauro, as eliminações já concluídas são novamente aplicadas.

O período de conservação dos registos de auditoria das ações dos colaboradores da piqo é: [A CONFIRMAR].

8. Direitos dos colaboradores

Os pedidos relativos aos dados tratados em nome do empregador devem ser exercidos através do empregador, que pode atuar diretamente na aplicação.

Acesso e portabilidade

O empregador pode exportar num ficheiro tudo o que é mantido sobre uma pessoa. Para proteger outras pessoas, a exportação não inclui:

a identidade dos avaliadores pares e ascendentes (colaboradores diretos);
avaliações que a pessoa escreveu sobre colegas;
notas privadas de reuniões 1:1 de outras pessoas;
quem a nomeou como avaliadora;
o conteúdo das notificações.

Retificação

A retificação dos dados é feita através dos administradores de RH do empregador.

Apagamento

O apagamento é feito por anonimização e é irreversível. São removidos:

nome, email, cargo e fotografia;
histórico de cargos, motivo de saída e a indicação «a lamentar»;
conta de acesso e histórico de acessos;
tudo o que a pessoa escreveu sobre si própria, incluindo autoavaliações, comentários sobre os seus próprios objetivos, check-ins e as suas notas de reuniões 1:1;
cópias do nome ou email da pessoa noutros registos (notificações, histórico de importação, registos de auditoria);
registos importados do sistema de RH.

São mantidos:

avaliações escritas por outras pessoas sobre a pessoa;
todas as pontuações numéricas;
as datas de saída, sem motivo, usadas apenas em contagens agregadas.

Estes dados fazem parte do registo de desempenho do empregador e são mantidos com base jurídica própria do empregador. Nesses textos, o nome da pessoa é substituído por “[anonimizado]”.

A substituição do nome corresponde ao nome tal como está registado na aplicação. Não deteta alcunhas, iniciais, erros ortográficos, um apelido entretanto alterado, nem referências à pessoa nos registos de outros colaboradores. Este processo reduz substancialmente a possibilidade de identificação, mas não garante o anonimato.

Oposição, limitação e reclamações

Para exercer direitos de oposição ou limitação, ou para apresentar uma questão ou reclamação sobre os dados tratados em nome do empregador, contacte o empregador ou privacidade@piqohr.com.

Tem também o direito de apresentar reclamação junto da autoridade de controlo portuguesa, a Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD): www.cnpd.pt.

9. Emails

A piqo envia apenas emails transacionais, como convites, lembretes e notificações. Cada email de notificação contém uma opção que interrompe todos os emails de notificação destinados a essa pessoa.

A piqo não utiliza rastreio de abertura nem de cliques nos emails.

10. Cookies e armazenamento no navegador

A aplicação piqo não utiliza cookies de análise, publicidade ou rastreio, nem carrega scripts de terceiros. A monitorização de erros (Sentry) está incluída na própria aplicação e está descrita na secção 6.

Utilizamos apenas armazenamento estritamente necessário e de preferências, para:

manter a sessão de login;
guardar a escolha de idioma;
guardar preferências da interface, como o estado da barra lateral.

Estes elementos são necessários ao funcionamento da aplicação ou guardam preferências escolhidas pelo utilizador, pelo que não é necessário um pedido de consentimento para eles.

11. Segurança

os dados de cada cliente estão isolados ao nível da base de dados, com testes automáticos que comprovam que um cliente não consegue consultar os dados de outro;
controlo de acesso baseado em perfis;
encriptação em trânsito (TLS) e em repouso;
segredos mantidos fora do código, com deteção automática de fugas;
cópias de segurança noturnas fora da plataforma principal, verificadas;
monitorização de erros configurada para excluir nomes e emails;
monitorização de disponibilidade e uma página pública de estado.

12. Violações de dados

Se ocorrer uma violação de dados pessoais que afete os dados de um cliente, a piqo notifica o empregador afetado sem demora injustificada. O empregador, enquanto responsável pelo tratamento, é responsável por notificar a autoridade de controlo no prazo de 72 horas, quando tal for exigido.

13. Alterações a esta política

Esta política pode ser atualizada. As alterações materiais serão comunicadas às organizações clientes. A data da última atualização é indicada no início desta política.

14. Visitantes do site e pedidos de demonstração

Neste site (piqohr.com), a piqo é o responsável pelo tratamento.

Quando pede uma demonstração, recebemos o nome, o email profissional e a empresa que indicar, bem como o idioma e a página a partir da qual fez o pedido. Usamos estes dados apenas para responder ao seu pedido. Base jurídica: [A CONFIRMAR]. Prazo de conservação: [A CONFIRMAR].

O formulário é processado pela Vercel e enviado por email através da Resend (secção 6). O site não utiliza cookies de análise, publicidade ou rastreio, e as fontes são servidas a partir do próprio site. Apenas guarda no seu navegador a escolha de idioma.

Last updated: 2 October 2026

Privacy Policy

1. Who we are

piqo, also branded as piqoHR, is a B2B SaaS solution for employee performance management, including performance reviews, objectives and KPIs, check-ins and 1:1 meetings.

The legal entity responsible for piqo is:

Company name: [TO CONFIRM]
Country: Portugal, European Union

For privacy and data protection matters, contact us at privacidade@piqohr.com.

piqo has not appointed a Data Protection Officer (DPO). [TO CONFIRM whether a DPO is required.]

2. Our role and the employer’s role

When piqo processes employee data through the application, piqo acts as a processor.

The customer organisation (the employer) is the controller. The employer decides what data is processed and why.

Employees should therefore direct requests about their personal data to their employer. piqo assists the employer and can also be contacted at privacidade@piqohr.com.

piqo acts as a controller only for:

its own technical data, such as access logs and error monitoring;
the business contact details of customer administrators; and
data about visitors to piqohr.com and demo requests (section 14).

piqo never uses customer data for its own purposes. It does not sell customer data, share it between customers, or use it to train AI models.

3. Data we process on behalf of employers

Depending on how the employer uses the application, we may process:

Identity and contact

name;
work email;
job title;
hire date;
profile photo;
preferred language.

Organisation

manager and reporting lines;
teams, units and departments;
access role.

Employment history

changes of job title and manager, with the date and who made them;
when a person leaves the organisation: the leave date and, optionally, the reason, chosen from a fixed list (voluntary departure, end of contract, dismissal, other), and whether the departure is regretted.

There is no free-text field. This data is visible only to the employer’s HR administrators, not to managers or other employees.

Performance reviews

self-assessments;
reviews written by managers, peers and direct reports;
free text and scores;
final scores;
notes from review meetings.

Objectives and KPIs

objectives;
key results;
progress updates;
target and actual values.

Check-ins

a periodic mood score from 1 to 5;
free text about priorities, wins and blockers.

We treat the mood score as sensitive in practice, although it is not health data.

1:1 meetings

agendas;
action items;
notes.

Other information

peer-review nominations;
notification records, including what was sent and when;
authentication and security records, such as login times and sessions;
if the employer connects its HR system (CSV, Primavera or SAGE), the records sent by that system.

Special categories of personal data under Article 9 GDPR are not collected by design. Free-text fields can, however, contain whatever a user chooses to write. Employers are asked not to enter this type of data.

4. Who can see what inside the employer’s organisation

Access to data within the organisation is determined by the application’s rules and the employer’s settings.

Reviews

The employer’s HR administrators and executive or reporting users can read all evaluation content within their organisation.

The manager responsible for the review and the person’s management chain can also read that person’s reviews and scores.

Reviews written about an employee are shown to that employee only after the review cycle closes, and only if the employer enables this option, which is off by default.

Peer reviewers remain anonymous to the person they reviewed and to other employees.

Check-ins

Individual check-ins can be seen only by the person and their current direct manager.

HR sees only aggregated figures per team, and only where the figure represents at least 5 people.

Private 1:1 notes

1:1 notes marked as private can be seen only by their author. No administrator can read them.

Objectives

Personal objectives are private by default: they can be seen by the person, their management chain and administrators. Team and company objectives are visible organisation-wide.

5. Access by piqo staff

piqo staff may access a customer’s data only to provide support. Each support session:

requires a stated reason;
lasts at most 60 minutes; and
is logged.

The customer’s HR administrators can see every such access in the application: when it happened and why, and when piqo opened the list of users or a cycle’s participants.

In piqo’s administrative console, piqo staff can see names, emails and progress counts for support purposes. Outside a support session, they cannot see individual review content or scores.

6. Sub-processors and data location

piqo uses the following service providers:

Provider	Purpose	Data and location
Supabase	Database, authentication and file storage	EU (Ireland)
Cloudflare R2	Encrypted backups	EU
Sentry	Error monitoring	EU region. Receives user IDs only, never names or emails. Email addresses, link tokens and search text are removed automatically. When an error occurs, a short replay of page layout and clicks is captured, with all text, form input and images masked.
Vercel	Web hosting	Request metadata only (IP address, browser and timestamps). Region: [TO CONFIRM]
Resend	Transactional email	Recipient name and email, and the email content: names, cycle names, task counts and KPI targets, but never review answers. EU data residency: [TO CONFIRM]
BetterStack	Uptime monitoring	No personal data

In normal operation, employee personal data does not leave the European Economic Area (EEA), subject to confirmation of Vercel’s region and Resend’s data residency.

If a transfer outside the EEA ever applies, it will rely on EU Standard Contractual Clauses or an adequacy decision. [TO CONFIRM applicable mechanism.]

7. Data retention

Employer data is kept for the duration of the contract. When the contract ends, the data is deleted within 30 days.

Backups

Daily backups are kept for 30 days and monthly backups for 12 months, then deleted automatically. Deleted data can therefore remain in a backup for up to 12 months.

Backups are used only to recover from a disaster. After any restore, previously completed erasures are re-applied.

The retention period for audit logs of piqo staff actions is: [TO CONFIRM].

8. Employee rights

Requests about data processed on behalf of the employer should be made through the employer, who can act directly in the application.

Access and portability

The employer can export everything held about a person as a file. To protect other people, the export does not include:

the identity of peer and upward (direct-report) reviewers;
reviews the person wrote about colleagues;
other people’s private 1:1 notes;
who nominated them as a reviewer;
the content of notifications.

Rectification

Data can be rectified through the employer’s HR administrators.

Erasure

Erasure is carried out by anonymisation and is irreversible. The following are removed:

name, email, job title and photo;
job-title history, leave reason and the “regretted” flag;
login account and login history;
everything the person wrote about themselves, including self-assessments, comments on their own objectives, check-ins and their 1:1 notes;
copies of the person’s name or email in other records (notifications, import history, audit logs);
records imported from the HR system.

The following are kept:

reviews written about the person by others;
all numeric scores;
leave dates, without the reason, used only in aggregate counts.

These form part of the employer’s performance record and are kept under the employer’s own legal basis. Within that text, the person’s name is replaced with “[anonimizado]”.

Name replacement matches the name as recorded in the application. It does not catch nicknames, initials, misspellings, a changed surname, or references to the person in another employee’s records. This process substantially reduces identifiability, but does not guarantee anonymity.

Objection, restriction and complaints

To exercise rights of objection or restriction, or to raise a question or complaint about data processed on behalf of the employer, contact the employer or privacidade@piqohr.com.

You also have the right to lodge a complaint with the Portuguese supervisory authority, the Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD): www.cnpd.pt.

9. Emails

piqo sends transactional emails only, such as invitations, reminders and notifications. Every notification email includes an option that stops all notification emails for that person.

piqo does not use email open or click tracking.

10. Cookies and browser storage

The piqo application does not use analytics, advertising or tracking cookies, and loads no third-party scripts. Error monitoring (Sentry) is built into the application and described in section 6.

We use only strictly necessary and preference storage, to:

keep you logged in;
remember your language choice;
remember interface preferences, such as the sidebar state.

These are needed for the application to work or store preferences you chose, so no consent request is needed for them.

11. Security

each customer’s data is isolated at database level, with automated tests proving one customer cannot read another’s data;
role-based access control;
encryption in transit (TLS) and at rest;
secrets kept out of code, with automated leak scanning;
verified nightly backups stored outside the main platform;
error monitoring configured to exclude names and emails;
uptime monitoring and a public status page.

12. Data breaches

If a personal data breach affects a customer’s data, piqo notifies the affected employer without undue delay. The employer, as controller, is responsible for notifying the supervisory authority within 72 hours where required.

13. Changes to this policy

This policy may be updated. Material changes will be notified to customer organisations. The last-updated date is shown at the top of this policy.

14. Website visitors and demo requests

On this website (piqohr.com), piqo is the controller.

When you request a demo, we receive the name, work email and company you enter, plus your language and the page you sent the request from. We use this only to reply to your request. Legal basis: [TO CONFIRM]. Retention period: [TO CONFIRM].

The form is processed by Vercel and sent by email through Resend (section 6). The site uses no analytics, advertising or tracking cookies, and its fonts are served from the site itself. It only stores your language choice in your browser.